Aufgaben

Aufgabe der Geschäftsstelle ist die Organisation des vollständigen Geschäftsstellenbetriebs.

Geschäftsstellenbetrieb

• Ansprechpartner des Verbands
  • vor Ort (Öffnungszeiten mit Terminvereinbarung)
  • telefonisch (Öffnungszeiten)
  • per E-Mail
  • postalisch
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben
• Kontakt mit Vereinen, der Senatsverwaltung, LSB und übergeordneten Verbänden
• Zuarbeit und Zusammenarbeit mit Vizepräsident Finanzen und Präsidium
• Hilfe und Unterstützung bei der Teilnahme an Veranstaltungen außerhalb Berlins (Turniere, Funktionärstreffen, …)
  • Hotelbuchungen
  • Reiseplanung
  • Abrechnung
• Pflege und Veröffentlichung der Dokumentvorlagen
• Urkunden für Verbandsveranstaltungen erstellen (BEM, Verbandstag, …)
• Veranstaltungsunterstützung: planen, organisieren, durchführen, helfen
  • Verbandstag
  • Sitzungen
  • Feiern
• Überwachung der Meldungen beim LSB (Mitgliederzahlen, …)

Finanzen

• Durchführung des Zahlungsverkehrs
• Einkauf von Materialien
• Buchführung
  • Führung der Verbandsbuchhaltung
  • Geldeingänge (Vereine, LSB, …)
  • Überweisungen
  • Buchungen
  • Kontierung
  • Abrechnungen (JtfO, Mitarbeiter, LSB, …)
  • Belege zuordnen / einordnen
  • Barkasse
  • Reisekostenabrechnung
• Rechnungswesen
  • Erstellung und Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Rechnungsbegleichung
  • Beitragseingänge überwachen
  • Mahnungen schreiben
• Beantragung, Prüfung und Abrechnung von Zuwendungen
• Liquiditätskontrolle als Zuarbeit für VP Finanzen und Präsidium
• Kontoführung
• Abrechnung, Überweisung und Pflege von Verträgen
  • Handy, Telekom
  • Arbeitsverträge
  • Dienstleister
• Lohnbuchhaltung: Gehälter (Sozialversicherung, Steuern, Beiträge) über- bzw. anweisen
• Zuarbeit für Bilanzen, Prognosen, … (Cashflow, Controlling, …)

Verbandsverwaltung

• Vereine (in Zusammenarbeit mit Präsidium)
  • Mitgliedskündigungen verfassen
  • Mitgiedsneuaufnahmen Regularien checken
• Umsetzung von Beschlüssen des Verbandstags

Sport

• Erstellung, Abstimmung und Pflege des Jahresterminplans gemeinsam mit Ausschüssen und Spielleiter:innen
• Mithilfe bei der Spielplanerstellung im Jugendbereich (Punktspiele)
• Terminierung der Hallen bzw. Zeiten
• Pflege der Portale tischtennislive und click-TT/NuLiga
• Durchführung der An-/Um- und Abmeldung von Spieler:innen

Turniere

• Verwaltung der Turniernummern
• fachliche und organisatorische Unterstützung der Veranstalter bei der Turnierplanung, -durchführung und -abrechnung
• Verwaltung und Ausgabe des Turniermaterials für BTTV-Turniere
  • Tische
  • Netze
  • Banden
  • Bälle
  • Turniersets (Rechner, Drucker, Tischnummern, Zettel, …)
• Hilfe bei und Klärung von Transportfragen (JtfO, Verbandsmaterial, Tonanlage, …)

Lehrwesen

• Lizenzen ausstellen / Lizenzpflege (Übungsleiter:innen, Trainer:innen)
• Unterstützung für Fortbildungen

Rechtliches

• Vorbereitungen bei Vereinsregisteränderungen des Verbands
• Information über Satzungs- oder Ordnungsfragen
• Unterstützung bei Änderung von Satzung, Ordnungen etc.

Technik

• Verwaltung aller Onlinekonten des Verbands
  • E-Mail
  • Server
  • Webseite
  • tischtennislive
  • clickTT
• Anschaffung, Erfassung und Information über notwendige Neuanschaffungen oder Updates
  • Hard- und Software
  • Büroausstattung
  • Büromaterial
• Pflege der Homepage
• Pflege der Dokumentation

Aufgaben für das Präsidium

• Protokollablage und -verteilung
• Weiterleitung von E-Mails zur Klärung
• Verbandstags-Vorbereitung
  • Raumbuchung
  • Erinnerung an Termine und Formalien
  • Hilfe bei Tagesordnung
  • Antragsheft
  • Berichtsheft
  • Ermittlung der Stimmenzahl
  • Einladung
• Verbandstags-Durchführung
  • Teilnahme
  • Protokoll
  • Stimmenzählung

Aufgaben für die Ausschüsse

• Protokollablage
• Unterstützung bei Veranstaltungsorganisation (Lehrgänge, Treffen, Sitzungen, …)
  • Ankündigungen auf der Homepage
  • organisatorische Hilfe bei der Durchführung
  • Verteilung und Ablage von Ergebnissen